Menu Utama

Tulisan

Tautan


Stock opname: suatu tinjauan di UPT Perpustakaan UNS
Senin, 9 September 2013 by Ajick | Artikel Perpustakaan
PDF  Print 

Oleh : Tri Hardiningtyas
(Pustakawan di UPT Perpustakaan UNS)

Pengantar
    Kegiatan stock opname di perpustakaan merupakan salah satu dari rangkaian kegiatan pengembangan koleksi. Menurut Lasa; pengembangan koleksi merupakan kegiatan yang ditujukan untuk menjaga agar koleksi perpustakaan tetap mutakhir dan sesuai kebutuhan pemustaka (2009:245). Sementara itu, pengertian pengembangan koleksi dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: buku pedoman;  yakni kegiatan memilih dan mengadakan bahan perpustakaan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh pustakawan bersama-sama dengan sivitas akademika perguruan tinggi (2004:43). Selain itu, Eward Evans (dalam Widodo)  memberikan batasan istilah “collection development” sebagai suatu proses untuk mengetahui peta kekuatan dan kekurangan atau kelemahan koleksi perpustakaan.

    Menurut batasan uraian di atas, maka kegiatan stock opname dilakukan dalam rangka mempertahankan kebijakan pengembangan koleksi yang telah disepakati dalam menyajikan jenis koleksi sesuai tujuan layanan perpustakaan. Apabila terdapat koleksi yang tidak sesuai dengan kebijakan yang ada, maka koleksi tersebut harus disingkirkan (dihibahkan, digudangkan, ditukar) dari rak layanan agar tidak membingungkan pemustaka.
Sesuai aturan yang termaktub dalam Perpustakaan Perguruan Tinggi: buku pedoman, maka stock opname dilakukan menurut asas pengembangan koleksi perpustakaan yang meliputi kerelevanan, berorientasi kepada kebutuhan pemustaka, kelengkapan, kemutakhiran, dan berdaya guna serta  berhasil guna (2004:43).

Permasalahan
Permasalahannya, kapan sebaiknya stock opname dilakukan, bagaimana pelaksanaannya mengingat kegiatan ini berkaitan dengan pelayanan perpustakaan, dan bagaimana kelanjutan dari kegiatan ini. Apakah stock opname hanya merupakan kegiatan cacah buku, atau memang bisa dijadikan sebagai arah kebijakan dalam pengembangan koleksi demi tujuan layanan perpustakaan yang makin bermakna.

Pengertian
Stok opname dan weeding (penyiangan) merupakan satu proses satu kesatuan dalam pembinaan koleksi sebuah perpustakaan. Jajaran koleksi yang tersimpan dalam rak-rak dalam jangka waktu minimal 1 tahun harus distok opname.
Stock opname adalah suatu kegiatan untuk melakukan penghitungan ulang koleksi perpustakaan secara menyeluruh. Tujuan stock opname adalah untuk mengetahui jumlah sesungguhnya koleksi perpustakaan, baik yang masih tersimpan ataupun yang sudah hilang
(http://alumnipip.wordpress.com/2011/07/20/stock-opname-dan-weeding/).
Kegiatan stock opname memang kegiatan yang kurang diminati. Selama ini, jika ada kegiatan perpustakaan maka hal yang sering dibahas mengenai pelayanan koleksi, peran perpustakaan pada umumnya, atau peran pustakawan dalam segala aspek yang berkaitan. Mungkin karena membicarakan stock opname sama saja dengan menghitung barang. Karena memang kegiatan ini sama halnya menghitung kekakayaan koleksi perpustakaan. Bila stock opname sebuah toko, maka berkaitan dengan barang yang terjual dan barang yang ada di gudang (tempat penyimpanan barang-barang toko).

    Seperti kutipan berikut, bahwa stock opname secara garis besarnya adalah kegiatan menghitung “kembali” persediaan (barang) yang ada di toko kita, untuk dicocokkan dengan catatan yang ada di (data komputer) kita. Pengertian tersebut bisa digunakan dalam ranah perpustakaan dengan asumsi barang yang dimaksud yaitu koleksi perpustakaan. Jadi boleh dikatakan bahwa stock opname merupakan kegiatan penghitungan kembali koleksi yang ada di rak (yang didayagunakan oleh pemustaka) untuk dicocokkan dengan data yang ada dalam pangkalan data perpustakaan. Adapun hasil dari stock opname dapat berupa koleksi hilang, koleksi rusak, koleksi tidak berdayaguna, atau koleksi kadaluwarsa.

    Lebih jelasnya, kita ikuti uraian berikut tentang seluk beluk dalam melakukan kegiatan stock opname. Begitu pentingkah stock opname dilakukan oleh sebuah perpustakaan. Apa saja yang dilakukan dalam rangka pelaksanaan stock opname.

Pembahasan
    Sepengetahuan  penulis yang ditempatkan di UPT Perpustakaan UNS semenjak tahun 1990,  UPT Perpustakaan melakukan kegiatan stock opname baru pada tahun 2002. Stock opname yang telah dilakukan oleh UPT Perpustakaan UNS sebagai berikut;

No Tahun Koleksi
1 2002 Koleksi Cadangan (tandon)
2 2007 Rujukan
3 2010 000-400
4 2011 500-600
5 2012 700-800

 
    Sebagaimana disebutkan di atas, bahwa UPT Perpustakaan UNS baru melakukan stock opname tahun 2002. Padahal UPT Perpustakaan UNS berdiri sesuai tahun berdirinya UNS yakni tahun 1976. Banyak kemungkinan yang menjadi sebab stock opname baru dilakukan tahun 2002. Waktu dan kesempatan, juga pendanaan menjadi faktor penyebab tertundanya kegiatan stock opname di UPT Perpustakaan UNS.
Berbeda dengan stock opname untuk sebuah toko, jika tidak dilakukan dengan waktu berkala yang ditentukan maka toko tersebut tidak dapat  diketahui taksiran laba ruginya. Sementara, perpustakaan tidak akan pernah dan tidak mungkin menghitung untung rugi dalam memberikan pelayanan perpustakaan. Perpustakaan berharap adanya kepuasan dari para pemustaka yang mau dan telah menggunakan pelayanan perpustakaan.

Itulah perbedaan antara took (barang)  dan perpustakaan, karena tujuan pelayanan perpustakaan dalam rangka mencerdaskan pemustaka dengan aneka informasi yang dilayankan. Perpustakaan pun tidak mengharap imbalan apapun, asalkan informasi yang disajikan berdayaguna sudah merupakan prestasi perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi pemustaka.

    Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan informasi maka stock opname harus dilakukan oleh perpustakaan. Apalagi dengan pertambahan koleksi yang setiap tahunnya dianggarkan oleh perpustakaan. Selain itu, informasi ilmu pengetahuan yang cepat berubah seperti perkembangan program komputer, aneka jenis penyakit yang makin variatif, maka stock opname harus dilakukan. Koleksi dengan fisik yang sudah tidak layak untuk disajikan, atau untuk kepentingan penempatan koleksi baru, maka stock opname harus dilakukan. Tentunya dibuatkan ketentuan yang dapat diterapkan dalam melakukan stock opname. Ketentuan yang ada tidak boleh menyimpang dari  arah kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan.

    Menurut Sutarno; koleksi merupakan citra perpustakaan, koleksi menjadikan perpustakaan memiliki  warna; yaitu mencerminkan ciri perpustakaan, koleksi sebagai daya tarik dan perhatian pemustaka, koleksi juga meningkatkan perfoma kerja (2006:113). Pada akhirnya, pengembangan koleksi  bertujuan untuk menambah jumlah koleksi, meningkatkan jenis koleksi, dan mutu yang makin disesuaikan dengan  kebutuhan masyarakat pemustaka (2006:115).

    Lain halnya dengan Evans (dalam Dasar-dasar ilmu perpustakaan dan informasi, 2003: 77), yang mengatakan bahwa stock opname mempunyai 4 tujuan; 1) memperoleh tambahan tempat (buku di rak) untuk  koleksi yang  baru, 2) membuat koleksi  lebih manfaat karena akurat, relevan, up to date, dan menarik; 3) memberikan kemudahan kepada pemustaka dalam menggunakan koleksi, dan 4) memungkinkan staf untuk mengelola koleksi lebih efektif dan efisien.

    Dengan demikian, pencacahan koleksi perpustakaan merupaka suatu keharusan dalam rangka mempertahankan kualitas koleksi yang berhubungan dengan informasi yang dilayankan kepada pemustaka. Selain itu, koleksi perpustakaan merupakan daya tarik dan sebagai ciri sebuah perpustakaan. Oleh karena itu, keadaan koleksi perpustakaan merupakan tolok ukur bermanfaat tidaknya suatu pelayanan perpustakaan.

Berikut ini langkah-langkah kegiatan dalam stock opname; antara lain menentukan batasan koleksi yang akan diperlakukan untuk stock opname, yang biasanya penentuan kriteria tahun terbit koleksi, keterpakaian, keadaan fisik koleksi, kemutakhiran isi.
Langkah selanjutnya membuat daftar koleksi yang dimiliki yang akan digunakan untuk melakukan pengecekan pada rak koleksi. Peralatan penunjang dalam pelaksanaan juga harus disediakan guna kelancaran kegiatan.

Stock opname juga dapat dilakukan melalui OPAC (menurut Sulistyo Basuki)
Cara melakukan stock opname untuk perpustakaan yang memiliki OPAC (Online Public Access Catalog ) sebagai berikut
1. Mencetak daftar buku dari pangkalan data buku
2. Mencetak daftar buku-buku yang sedang dipinjam
3. Memeriksa koleksi yang sedang dipinjam, dijilid, diperbaiki, dan beri tanda pada daftar  buku
4. Periksa dan rapikan susunan buku di rak berdasarkan nomor kelas
5. Tentukan jatah pemeriksaan untuk tiap – tiap petugas
6. Bagi daftar buku sesuai jatah yang ditetapkan
7. Bawa daftar buku ke rak cocokkan daftar dengan koleksi di rak
8. Beri tanda pada kolom yang ada untuk koleksi : tidak ditemukan/ hilang, rusak, atau  tidak lengkap
9. Lengkapi daftar dengan buku yang belum tercatat dalam daftar
10. Hitung jumlah buku untuk setiap golongan baik judul maupun eksemplar
(http://my.opera.com/elangteratai/blog/pengembangan-koleksi-stock-opname)
   
Kegiatan  stock opname juga dapat dilakukan dengan langkah sebagi berikut.
1. Membuat kerangka acuan kerja (KAK)
KAK dalam perpustakaan merupakan suatu acuan kegiatan. Perencanaan jangka waktu,  SDM, dana dan bahan yang diperlukan
2. Pelaksanaan
Cara yang paling mudah adalah dengan mencocokan shelflist dengan daftar koleksi yang tersimpan di rak. Hasil temuan di rak kemudian dilaporkan dalam bentuk laporan, jumlah buku yang
a. tersedia
b. hilang
c. rusak
d. eks per judul
e. dipinjam (http://alumnipip.wordpress.com/2011/07/20/stock-opname-dan-weeding/)

Demikian rangkaian kegiatan stock opname yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan UNS selama ini. Sampai saat ini UPT Perpustakaan UNS belum dapat melakukan stock opname secara keseluruhan, mengingat jumlah koleksi yang tidak sedikit dengan sumber daya yang terbatas. Karenanya, stock opname yang pernah dilakukan dengan cara bertahap. Kendala utama yang dihadapi di lapangan, dikarenakan UPT Perpustakaan UNS masih menggunakan 2 program melakukan kegiatan pelayanan perpustakaan, yaitu DYNIX dan UNSLA. Di samping itu, keterbatasan sumber daya manusia, juga peralatan yang belum memadai. Oleh karena itu, stock opname masih dilakukan secara manual.
Kegiatan  stock opname dilanjutkan dengan kegiatan penyiangan, karena bahan perpustakaan yang ada di rak  mengalami penyusutan dikarenakan antara lain: hilang, atau tidak berada di posisinya, koleksi mengalami kerusakan yang disebabkan karena manusia dan atau masalah penyimpanan. Misalnya buku robek, jilidannya rusak dan atau warna memudar dan kusam termakan usia (http://alumnipip.wordpress.com/2011/07/20/stock-opname-dan-weeding/).

Kesimpulan
Stock opname merupakan salah satu dari rangkaian kegiatan pengembangan koleksi; yang harus dilakukan dengan aturan baku agar diperoleh kebijakan sesuai asas yang berlaku. Stock opname dilakukan menurut asas pengembangan koleksi perpustakaan yang meliputi kerelevanan, berorientasi kepada kebutuhan pemustaka, kelengkapan, kemutakhiran, dan berdaya guna serta  berhasil guna.

Saran
Stock opname sebaiknya dilakukan dalam waktu yang ditentukan setiap periode tertentu. Hal ini dikarenakan kegiatan stock opname merupakan rangkaian yang berkaitan dengan keadaan koleksi perpustakaan yang merupakan citra perpustakaan. Jangan sampai koleksi perpustakaan tidak bermanfaat bagi pemustakanya. Padahal dalam pelayanan perpustakaan diutamakan dengan menyediakan informasi yang sesuai dengan keinginan pemustaka.

 
Daftar Bacaan
Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: IAIN Sunan Kalijaga, 2003:
Lasa Hs. Kamus Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarta: Pustaka Book, 2009.
Perpustakaan Perguruan Tinggi: buku pedoman. (Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional RI, 2004).
Sutarno. Manajemen Perpustakaan:suatu pendekatan praktik. Jakarta: Sagung Seto, 2006
http://widodo.staff.uns.ac.id/2008/12/12/sekilas-tentang-pengembangan-koleksi-perpustakaan-perguruan-tinggi=akses28/2/13
http://tokomaterial.wordpress.com/2012/05/11/stock-opname-apa-dan-bagaimana/=akses28/2/13
http://my.opera.com/elangteratai/blog/pengembangan-koleksi-stock-opname
http://alumnipip.wordpress.com/2011/07/20/stock-opname-dan-weeding/

[ Atas ]


Berita terkait lainnya
© 2013 | UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret
Jln. Ir. Sutami 36 A Kentingan Jebres Surakarta 57126 Indonesia
Telp / Faks : + 62 0271 654311
e-mail : pustaka@uns.ac.id